Obrigações Acessórias das Sociedades de Advocacia

As sociedades de advocacia, assim como qualquer outra empresa, estão sujeitas a uma série de obrigações acessórias que devem ser cumpridas regularmente para garantir a conformidade com a legislação vigente e evitar problemas com os órgãos fiscalizadores.

Neste contexto, iremos explorar as principais obrigações acessórias fiscais e contábeis aplicáveis às sociedades de advocacia, destacando os procedimentos necessários para o cumprimento dessas obrigações e os potenciais impactos de não conformidade.

Registros Contábeis e Escrituração Fiscal

As sociedades de advocacia devem manter uma escrituração contábil regular conforme o seu porte e regime tributário, registrando todas as operações financeiras, receitas e despesas do negócio.

A contabilidade deve seguir os princípios contábeis brasileiros e estar conforme as normas internacionais de contabilidade, quando aplicáveis. Além disso, é necessário manter a escrituração fiscal conforme as normas tributárias, registrando todas as operações sujeitas a tributação, como impostos e contribuições sociais.

Emissão de Notas Fiscais de Serviços

As sociedades de advocacia devem emitir notas fiscais de serviços sempre que prestarem serviços a clientes, conforme determinado pela legislação tributária municipal.

Essas notas fiscais devem conter informações detalhadas sobre os serviços prestados, como descrição dos serviços, valores cobrados e dados do cliente.

A emissão correta das notas fiscais é fundamental para o cumprimento das obrigações fiscais e para garantir a regularidade do negócio perante os órgãos fiscalizadores.

Trata-se de um documento legal que serve para apurar a base de cálculo dos tributos e dar sustentação ao registro das receitas do escritório.

Entrega de Obrigações Acessórias

Além da escrituração contábil e fiscal, as sociedades de advocacia, do acordo com o seu regime tributário, também estão sujeitas a diversas obrigações acessórias, como a entrega de declarações e demonstrativos exigidos pelos órgãos fiscalizadores.

A seguir a lista das principais obrigações acessórias por regime tributário.

Obrigações acessórias do Simples Nacional

Agora que você já sabe quais são obrigatórias para todos os regimes, é importante conhecer as específicas de um deles. No Simples Nacional, por exemplo, as obrigações acessórias que devem ser declaradas são:

1 - Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS)

O DAS deve ser enviado anualmente. Ele é uma guia que unifica todos os impostos municipais, estaduais e federais e que deve ser paga pelos escritórios enquadrados no Simples Nacional.

2 - Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)

Os escritórios que fazem retenção direto da fonte (IRRF) precisam enviar o DIRF anualmente. Vale destacar que a DIRF é a declaração feita pela fonte pagadora, sendo assim, deve ser feita por quem efetua pagamentos e retém imposto de renda na fonte.

3 - GFIP substituta por DCTFWeb

A guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviços e Informações da Previdência Social (GFIP) foi substituída pela Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb). Nesta declaração, o escritório deve apresentar as informações previdenciárias.  

4 - Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS)

A DEFIS é uma obrigação que deve ser declarada para informar a Receita Federal que o escritório recolheu os tributos no ano calendário anterior. Nesta declaração, o escritório informa dados, como: despesas, número de colaboradores, distribuição societária, entre outras.

5 - E-Social

O E-Social não é exatamente uma obrigação acessória, mas o sistema no qual o escritório deve declarar diversas informações trabalhistas, como folha de pagamento etc. Além disso, com o sistema diversas obrigações acessórias foram substituídas, como CAGED; GFIP; RAIS; DIRF; CAT; PPP; MANAD e Livro de registros.

Obrigações do Lucro Presumido

O Lucro Presumido também é um regime que conta com suas obrigações acessórias exclusivas e que deve ser de conhecimento dos escritórios que são enquadrados nesse regime, como:

1 - Declaração Eletrônica de Serviços (DES)

Nesta declaração, de instância municipal, o escritório deve declarar ao fisco o total de serviços prestados no mês.

2 - GFIP substituta por DCTFWeb

Como mencionamos do item do Simples Nacional, a GFIP foi substituída por DCTFWeb para realizar a declaração das informações previdenciárias.  

 3 - Escrituração Contábil Digital (ECD)

Os escritórios enquadrados no Lucro Presumido precisam reunir os documentos contábeis por meio da Escrituração Contábil Digital (ECD). As informações são enviadas para a Receita Federal e integram o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

4 - Escrituração Contábil Fiscal (ECF)

A ECF é uma obrigação acessória que permite declarar todas as operações que influenciam a composição da base de cálculo e o valor devido do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

5 - Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF)

Assim como no Simples Nacional, os escritórios do Lucro Presumido também precisam declarar o DIRF, que se trata de uma declaração feita pela fonte pagadora.

Controle de Ativos e Passivos.

As sociedades de advocacia devem manter um controle rigoroso sobre seus ativos e passivos, registrando corretamente todos os bens, direitos, obrigações e patrimônio líquido do negócio.

Isso inclui o controle de contas a pagar e a receber, controle do ativo imobilizado, cálculo e registro das depreciações e eventuais reavaliações, entre outros.

Cumprimento de Normas Éticas e Profissionais.

Além das obrigações fiscais e contábeis, as sociedades de advocacia também estão sujeitas ao cumprimento de normas éticas e profissionais estabelecidas pela OAB.

Isso inclui o respeito ao sigilo profissional, a manutenção da independência e imparcialidade, o respeito ao Código de Ética e Disciplina da OAB, entre outros aspectos fundamentais no exercício da advocacia.

O que acontece ao não cumprir com as obrigações?

A não entrega das obrigações dentro dos prazos pode afetar de forma negativa o escritório. Isso porque, além de não se manter regularizado com a Receita, ele terá prejuízo financeiro com multas.

Como uma contabilidade para advogados pode ajudar?

A contabilidade para advogados permite que as obrigações acessórias sejam entregues dentro do prazo. Com isso, o advogado terá tempo para focar no que realmente importa: atender seus clientes.

O contador ficará responsável por reunir todas as informações do escritório para enviá-las dentro do prazo. Sendo assim, o escritório não terá problemas com multas. 

Vale ainda destacar que o contador também pode desenvolver um planejamento tributário, que dentro da lei permite ao escritório reduzir de forma significativa o pagamento de impostos.

A Exatta Contabilidade Digital, por exemplo, é composta por contadores especializados em atender advogados.

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