O que é um Escritorio Virtual e como funciona?

Todas as funções com um custo menor; saiba oque é e como funciona um escritório virtual, qual seu público e vantagens

Foi-se o tempo em que você abria uma empresa e precisava correr para alugar ou comprar um espaço para o seu escritório. O escritório virtual já era uma tendência em alta antes da pandemia do Coronavírus, que cresce ainda mais com a consolidação do home-office e com as possibilidades que a tecnologia oferece para conexão e trabalho remoto. 

Bastante procurado por empreendedores e profissionais liberais, o escritório virtual é um serviço prestado por muitas empresas que oferecem o suporte administrativo para que o seu negócio funcione remotamente.

No escritório virtual, você pode dispor de um endereço fiscal (aquele que consta na junta comercial) e/ou um comercial (que você vai divulgar para seus clientes), além de atendimento telefônico, recepção e serviços adicionais como espaços físicos para reuniões e estações de trabalho com acesso à Internet.

O escritório virtual é uma excelente alternativa para quem não quer associar a sua empresa ao seu endereço residencial e quer oferecer um endereço de credibilidade e, ainda, com os serviços de secretária sem precisar contratar funcionários. Além de mais econômica, essa opção permite que o empreendedor não precise lidar com questões burocráticas e exigências legais relacionadas à contratação de pessoas. Com certeza, uma dor de cabeça a menos, não é mesmo?

Como funciona um escritório virtual?

Normalmente, o serviço de escritório virtual é oferecido por empresas que administram espaços de coworking. Neles, é disponibilizada uma estrutura completa de espaços compartilhados e privativos em um endereço nobre e que atende diferentes necessidades, especialmente para quem precisa de um escritório virtual.

Nos coworkings, são oferecidos central telefônica e Internet rápida e eficiente, capaz de atender vários profissionais , inclusive para os que necessitam de uma boa conexão e trabalham com arquivos pesados, como designers e arquitetos, por exemplo. Isso, se além do escritório virtual, você precisar trabalhar fisicamente no espaço.  Porque você pode fazer tudo da  sua casa e contar com o endereço e benefícios do escritório virtual para administrar suas ligações e recados. 

E, claro, quando for necessário fazer uma reunião presencial ou marcar um encontro para impressionar seu cliente – você pode contar com esse serviço também!

Os administradores desses espaços são os responsáveis pelo treinamento dos profissionais que vão atender as ligações telefônicas, anotar recados e vão cuidar para que o endereço esteja em dia com alvarás e licenças exigidas pelo município onde estão instalados. Bom, né? Menos uma questão para você se preocupar.

Pensando nessa necessidade, a Contabilizei oferece o serviço de escritório virtual para quem abre seu CNPJ com a gente por um valor a mais na mensalidade. Na prática, funciona assim: você aluga um endereço fiscal para realizar a abertura da sua empresa, tornando este endereço o oficial como sede do CNPJ e registrado junto à Receita Federal. Essa solução é ideal para empresas que não precisam, obrigatoriamente, operarem em um local físico.

Quais são os serviços oferecidos por um escritório virtual?

Ao contratar um escritório virtual, observe a estrutura física e os serviços de atendimento e recepção. Nos pacotes oferecidos pelo mercado, você, normalmente, pode encontrar:

• Serviço de recebimento de ligações telefônicas;
• Serviço de transferência de ligações telefônicas:
• Anotação e repasse de recados;
• Recebimento de correspondências;
• Serviço de agenda compartilhada;
• Serviço de 0800 exclusivo;
• Disponibilização de endereço para registro de CNPJ, se o local estiver de acordo com as exigências legais para o tipo de empreendimento.

Como já vimos aqui neste texto, você pode contratar serviços adicionais, como:

• Contratação de salas de reuniões, estações de trabalho;
• Serviços de impressão;
• Serviços de motoboy e correios.

Certamente, a contratação de um escritório virtual pode ser uma mão na roda para você – especialmente se está começando seu negócio. Mas como é um mercado em crescimento e há muitas opções, pesquise, dedique um tempo para encontrar o que melhor lhe atende.

Escritório virtual para micro e pequenos negócios

Muitos prestadores de serviço e micro empreendimentos precisam receber tanto parceiros quanto clientes para reuniões e encontros de planejamento/criação ou trabalho em equipe. Nestes casos, ter um contrato de escritório virtual pode ser muito vantajoso, já que o espaço disponibiliza uma série de serviços e facilidades para o empreendedor com um custo adequado à demanda. 

Além disso, os pequenos negócios podem, de maneira orgânica, se integrarem, já que muitas vezes são complementares e descobrem sinergia por ocupar o mesmo espaço, como no caso das comunidades e dos coworkings. No espaço do café, nas baias conjugadas e até mesmo na rede interna, parcerias são descobertas e novos negócios podem nascer pela simples escolha de sair de casa. 

Claro que manter um espaço desses por um longo período de tempo não é barato financeiramente. E aí entra a principal vantagem dos escritórios virtuais. Ou você paga uma pequena mensalidade para ter acesso ao uso, ou contrata por demanda, de acordo com a sua necessidade. Além disso existem os serviços adicionais agregados como sala de videoconferência, espaço para coffee break, happy hours e palestras.

Também consta do pacote que os micro e pequenos empreendedores podem utilizar, o espaço de convivência e café, mini bar para compras e serviço de limpeza 24 horas. Não é porque você é pequeno que não pode apresentar um local interessante para seus parceiros e clientes.

Escritórios virtuais na rede

E alguns escritórios virtuais ainda proporcionam aos seus assinantes espaços de cooperação em rede, com ferramentas de integração que facilitam o trabalho coletivo. Essas redes podem ser acessadas a partir de qualquer local, por pessoas vinculadas, assinantes e convidados. 

Esse formato permite, por exemplo, fazer uma reunião com um fornecedor de Israel às 9h da noite de lá e meio dia no Brasil em um ambiente seguro e integrado, facilitado pelo escritório virtual. São inúmeras opções para que você não precise ter todo um aparato tecnológico em casa. Basta acessar os serviços disponíveis e utilizar.

Quanto custa um escritório virtual?

Depende. Esta é a resposta mais honesta que podemos oferecer. Há muitas variáveis que influenciam os preços praticados pelo mercado. Uma delas é a localização e o município. Um escritório virtual em São Paulo, por exemplo, tem um valor diferente de um escritório em uma cidade do interior. Se for em São Paulo, também vai ter variação de preço de acordo com o bairro onde estiver localizado.

Além disso, depende muito do pacote de serviços que você vai contratar. Por exemplo, o escritório virtual da Contabilizei pode ser incluído por um valor acessível na sua mensalidade, tornando o preço mais atrativo. Saiba como contratar o serviço com nossos especialistas!

Até o tipo de serviço escolhido vai ter impacto no preço. Há planos em que você pode escolher se quer o atendimento telefônico realizado por uma secretária eletrônica ou por um humano. Depende, também, se você vai utilizar a estrutura física para reuniões – normalmente, os valores são cobrados por hora.

Além disso, você pode estar buscando um lugar charmoso, que ofereça espaços como cafeteria e outros. Até mesmo a decoração do espaço vai influenciar no valor do pacote.

Então, a dica é – pesquise. Verifique, também, a solidez da empresa que você está contratando. Há serviços oferecidos por companhias que atuam no mundo inteiro e aquela que começou há pouco, na esquina da sua casa. Ambas podem ser boas para você, reflita sobre o seu perfil e propósito e faça uma boa escolha. E, lembre-se, para cuidar da sua contabilidade, conte com a gente!