O que é certificado digital?
Entenda o que é, onde usar e como emitir o seu certificado digital!
Os certificados digitais são documentos eletrônicos que servem como uma carteira de identidade virtual que vai representar uma pessoa ou empresa no mundo online. Ao obter o seu certificado digital você poderá se identificar e realizar serviços eletrônicos por meio da internet com máxima segurança, garantindo autenticidade, confidencialidade, integridade e não repúdio, atribuindo validade jurídica para as suas operações.
Existem dois tipos de certificado digital para empresas:
- A1 — software que pode ser instalado em um ou mais computadores, com validade de até 1 ano;
- A3 — dispositivo físico utilizado para assinaturas digitais, com validade máxima de 3 anos (pode ser um token ou um smartcard).
Os certificados digitais para empresas também são diferenciados de acordo com a finalidade. Os principais adotados em pequenos negócios são:
- NF-e — utilizado para emitir documentos fiscais de diferentes tipos, como notas fiscais de serviço eletrônica (NFS-e);
- e-CNPJ — adotado para identificar a empresa em meios digitais e para realizar atos em ambientes online (inclusive emissão de notas fiscais).
O que é necessário para se obter um certificado digital para empresas?
Como conseguir um certificado digital para empresa é uma dúvida comum do empreendedor, mas o processo é mais fácil do que se imagina.
O primeiro passo é entrar em contato com a certificadora e reunir a documentação exigida pela autoridade certificadora. As exigências podem variar de acordo com cada empresa, mas geralmente os documentos necessários são:
- estatuto, contrato social ou ato constitutivo da empresa;
- cartão do CNPJ (impresso no site da Receita Federal);
- cadastro do SINTEGRA Estadual para empresas de comércio.
Também podem ser requisitados documentos dos responsáveis legais pela empresa, como:
- RG, CNH ou outro documento que comprove identidade;
- CPF;
- comprovante de residência.
O próximo passo é comparecer presencialmente à autoridade certificadora. Essa etapa é necessária para coletar a biometria (impressão digital) e fazer a validação. Em caso de mais de um sócio, é necessário que apenas o representante legal que foi indicado na Receita Federal compareça.
Resumindo, os passos para iniciar a emissão do certificado digital para empresas são:
- Contato com a certificadora desejada
- Pagamento
- Agendamento do procedimento presencial
Qual é a aplicação do certificado digital para empresas?
Os certificados digitais oferecem muitas vantagens para as empresas. Ao obter o e-CNPJ, por exemplo, é possível:
- realizar transações bancárias com mais segurança;
- acessar serviços da Receita Federal, como o centro virtual de atendimento ao contribuinte (eCAC), SEFAZ, etc.;
- assinar contratos virtualmente com validade e segurança;
- usar serviços de contabilidade online;
- enviar declarações como o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ);
- emitir documentos fiscais;
- participar de leilões online;
- entre outros.
Além disso, o certificado digital ajuda a empresa a se manter regularizada perante o Fisco, já que com esse recurso o pequeno empreendedor consegue emitir e assinar as notas fiscais eletrônicas com segurança. Outro destaque é a eliminação da etapa de protocolo físico do livro contábil, que passa a ser realizado online.
Se você for um prestador de serviço, por exemplo, poderá emitir as notas fiscais de serviço eletrônicas (NFS-e), conforme exigência da legislação. Outra vantagem é que o certificado digital impede que um documento seja alterado depois de assinado.
O certificado digital também comprova autoria, data e hora da assinatura. Assim, a empresa consegue garantir a autenticidade do documento em uma eventual fiscalização do governo.
Quem precisa de certificado digital?
Por lei, o certificado digital é obrigatório para empresas enquadradas no regime do Lucro Presumido e apenas algumas cidades para Simples Nacional (como Belo Horizonte e Porto Alegre).
Além disso, as empresas que possuem funcionários precisam da tecnologia para cumprir as obrigações trabalhistas e previdenciárias no eSocial — sistema do governo que torna as atividades mais simples de serem resolvidas.
Mesmo que você trabalhe sozinho e a sua empresa não se enquadre nessas obrigações, vale a pena considerar que o certificado digital oferece diversas vantagens, entre elas, ele permite que você contrate um serviço de contabilidade online como a Exatta Contabilidade — o que torna sua contabilidade mais simples e econômica.
Outras vantagens do certificado digital para empresas:
- segurança — elimina a ocorrência de fraudes nas transações, incluindo as bancárias;
- economia — extingue a necessidade de gastar com reconhecimento de firma e com a impressão de documentos;
- facilidade — permite assinar e emitir documentos de forma mais ágil e prática;
- comodidade — oferece mais conforto no dia a dia, já que reduz a necessidade de se dirigir a cartórios e órgãos públicos;
- redução de erros — proporciona mais eficácia, já que as plataformas permitem automatizar diversas tarefas.
Como a Exatta Contabilidade facilita a contabilidade com o uso do certificado digital?
A Exatta Contabilidade é um serviço de contabilidade digital que usa tecnologia para simplificar a vida do pequeno empreendedor brasileiro. E, para começar a contar com essa facilidade, é preciso que sua empresa tenha um Certificado Digital do tipo A1.
Ao ter a Exatta Contabilidade como parceira, você vai poder utilizar uma plataforma que reúne toda a contabilidade do seu CNPJ em um único lugar.
Algumas das funcionalidades são:
- replicação de notas — se você emite as mesmas notas constantemente, a plataforma auto preenche as informações, acelerando o processo;
- cálculo automático de impostos — os tributos são calculados corretamente e de forma automática todos os meses;
- movimentação bancária PJ — sua conta jurídica integrada com sua plataforma de contabilidade para fazer o controle de entradas e saídas.
Como você viu, o certificado digital para empresas é uma tecnologia que só tem a oferecer mais facilidade e praticidade e é obrigatório para automatizar a contabilidade do seu negócio. Saiba mais sobre como funciona a Exatta Contabilidade.